Die Herausforderung
E-Mail bleibt der zentrale Kommunikationskanal im Geschäftsverkehr. Doch die manuelle Bearbeitung eingehender E-Mails erzeugt erhebliche Ineffizienzen:
- Hoher manueller Aufwand: Beschäftigte lesen, sortieren und leiten E-Mails weiter
- Medienbrüche: Informationen werden manuell in CRM, ERP oder Ticketsysteme übertragen
- Verzögerte Reaktionszeiten: Wichtige Anfragen bleiben in überfüllten Posteingängen liegen
- Fehleranfällig: Falsche Zuordnung, übersehene Anhänge, inkonsistente Dateneingabe
- Keine Transparenz: Unklarer Status von Anfragen und fehlende Nachverfolgung
- Skalierungsprobleme: Steigende E-Mail-Volumen überfordern bestehende Prozesse
Das Ergebnis: Verpasste Chancen, unzufriedene Kundschaft und überlastete Teams.
Unsere Lösung: EmailPipeline
EmailPipeline ist eine KI-gestützte Plattform zur vollautomatischen Verarbeitung eingehender E-Mails. Von der intelligenten Klassifikation über die Datenextraktion bis zur nahtlosen Integration in Ihre Geschäftssysteme – EmailPipeline digitalisiert Ihren gesamten E-Mail-Workflow.
Kernfunktionen
Intelligente E-Mail-Klassifikation
- Automatische Erkennung von E-Mail-Typen (Anfrage, Bestellung, Reklamation, Support, etc.)
- Priorisierung nach Dringlichkeit und Geschäftsrelevanz
- Sentiment-Analyse zur Erkennung kritischer Kundenanliegen
- Spam- und Irrelevanz-Filterung
KI-basierte Datenextraktion
- Erkennung und Extraktion von Kundendaten, Bestellnummern, Produktreferenzen
- Verarbeitung von E-Mail-Anhängen (PDFs, Bilder, Dokumente)
- Strukturierung unstrukturierter Textinhalte
- Mehrsprachige Verarbeitung
Intelligentes Routing
- Automatische Zuweisung an zuständige Teams oder Personen
- Regelbasierte und KI-gestützte Weiterleitungslogik
- Eskalationsmanagement bei kritischen Anfragen
- Workload-Balancing im Team
Nahtlose Systemintegration
- Direkte Anbindung an CRM-Systeme (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, etc.)
- Integration in ERP-Systeme (SAP, Oracle, etc.)
- Ticketsystem-Anbindung (Zendesk, Freshdesk, ServiceNow, etc.)
- Custom-API für individuelle Systemlandschaften
Automatisierte Antworten
- KI-generierte Eingangsbestätigungen
- Automatische Beantwortung von Standardanfragen
- Personalisierte Antwortvorschläge für komplexe Anfragen
- Eskalation an Fachpersonal bei Bedarf
Ihr Mehrwert
- Bis zu 80% weniger manuelle E-Mail-Bearbeitung
- Drastisch verkürzte Reaktionszeiten – Antworten in Minuten statt Stunden
- Fehlerfreie Datenübertragung in CRM und operative Systeme
- Vollständige Nachverfolgbarkeit aller eingehenden Anfragen
- Skalierbarkeit – verarbeitet Hunderte oder Tausende E-Mails täglich
- Entlastung Ihres Teams für wertschöpfende Tätigkeiten
- Verbesserte Zufriedenheit der Kundschaft durch schnelle, konsistente Reaktionen
Typische Anwendungsfälle
Kundenservice
Automatische Klassifikation und Routing von Kundenanfragen, Erstellung von Support-Tickets, Extraktion relevanter Kundendaten für schnellere Bearbeitung.
Vertrieb
Erkennung von Leads und Anfragen, automatische CRM-Aktualisierung, Priorisierung nach Geschäftspotenzial, Benachrichtigung des zuständigen Vertriebsteams.
Einkauf & Beschaffung
Verarbeitung von Lieferantenangeboten, Extraktion von Preisen und Konditionen, Abgleich mit Bestellungen und automatische Dokumentation.
Auftragsabwicklung
Erkennung von Bestellungen aus E-Mails, Extraktion von Artikeldaten und Mengen, direkte Übergabe an ERP-System zur Auftragsanlage.
Reklamationsmanagement
Identifikation und Priorisierung von Beschwerden, Sentiment-Analyse, automatische Ticket-Erstellung mit allen relevanten Informationen.
Buchhaltung
Verarbeitung eingehender Rechnungen per E-Mail, Extraktion von Rechnungsdaten, Weiterleitung an Kreditorenbuchhaltung oder automatische Verbuchung.
Technologie & Sicherheit
- On-Premises oder Private Cloud – volle Datenhoheit, keine E-Mails in fremden Systemen
- Enterprise-LLM-Integration – leistungsfähige Sprachmodelle ohne Cloud-Risiken
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – sichere Verarbeitung sensibler Kommunikation
- DSGVO-konform – datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten
- Audit-Trail – vollständige Protokollierung aller Verarbeitungsschritte
- Skalierbare Architektur – von Hunderten bis zu Hunderttausenden E-Mails
Integration
EmailPipeline integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft:
| Systemtyp | Beispiele |
|---|---|
| CRM | Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Pipedrive |
| ERP | SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Sage |
| Ticketing | Zendesk, Freshdesk, ServiceNow, Jira Service Management |
| Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, IMAP | |
| DMS | SharePoint, Alfresco, DocuWare |
| Custom | REST-API für individuelle Anbindungen |
So starten Sie
- Analyse: Gemeinsame Bestandsaufnahme Ihrer E-Mail-Workflows und Systemlandschaft
- Pilot: Automatisierung eines definierten E-Mail-Streams (z.B. Kundenservice)
- Integration: Anbindung an Ihre CRM- und operativen Systeme
- Rollout: Schrittweise Erweiterung auf weitere E-Mail-Kanäle und Prozesse
- Optimierung: Kontinuierliches Feintuning der Klassifikations- und Extraktionsregeln
Kontakt
Möchten Sie Ihre E-Mail-Verarbeitung automatisieren und nahtlos in Ihre Geschäftssysteme integrieren? Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen, wie EmailPipeline Ihre Prozesse transformiert.
